Privacyverklaring

Artikel 1 - Doel

Met deze privacyverklaring willen wij u informeren over hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, bij uw bezoek aan onze winkels of op onze website. Onder ‘persoonsgegevens’ wordt alle informatie verstaan die wij van u hebben. Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens op een veilige manier, met respect voor uw privacy.

Artikel 2 – Verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens

De verantwoordelijke firma voor uw gegevensverwerking is Garden Center Holding met maatschappelijke zetel te Antwerpen, Hoefijzersingel 1, 2070 Zwijndrecht (België), BTW BE 0454.068.381.

U kan onze medewerker die specifiek voor de gegevensbescherming instaat bereiken via email privacy@ohgreen.be.

Artikel 3 – De persoonsgegevens die verzameld en verwerkt worden

Hierna leest u welke persoonsgegevens we van u verzamelen en verwerken, waarom wij dit doen, waarvoor wij deze gegevens gebruiken en hoe lang we ze gebruiken.

3.1. Website

Bij uw bezoek van onze website verzamelen we automatisch technische gegevens (logbestanden) om de werking van de website te verbeteren. Meer informatie daarover vindt u in onze cookieverklaring.

3.2. Account

U kan een account aanmaken op onze website.

3.2.1. Welke gegevens verzamelen en verwerken wij:

Voor de aanmaak van uw account verwerken wij de volgende gegevens:

• voornaam
• naam
• e-mailadres en wachtwoord

3.2.2. Met welk doel verwerken deze gegevens:

1. Uw voornaam, naam e-mailadres en wachtwoord hebben we nodig zodat u veilig kan inloggen en uw account kan gebruiken.
2. De gegevens die u doorgeeft bij gebruik van de website slaan we op om u een meer gepersonaliseerde beleving van onze website te kunnen bieden, en zodat u onze website kan blijven gebruiken. Bijgevolg slaan we uw interesses en uw aanmeldingen voor nieuwsbrieven en wedstrijden, en verzamelen we deze voor uw volgend bezoek aan de website.
3. Indien u uw toestemming geeft om nieuwsbrieven te ontvangen, gebruiken we uw e-mailadres, uw interesses en klikgedrag in onze nieuwsbrieven om gepersonaliseerde nieuwsbrieven te versturen. Op basis van ons gerechtvaardigd belang analyseren we aan de hand van het klikgedrag ook de algemene doeltreffendheid en het bereik van onze nieuwsbrieven.

We verwerken al deze gegevens op basis van uw toestemming. Door een account aan te maken en de daarin vermelde persoonsgegevens in te vullen geeft u ons de toestemming om deze te verwerken.

3.2.3. Bewaartermijn:

Zo lang u uw account gebruikt bewaren wij deze gegevens zodat u makkelijk gebruik kan blijven maken van onze diensten. U kan ons op elk ogenblik verzoeken om uw account en de bijhorende gegevens te wissen.

3.3. Elektronische nieuwsbrief

3.3.1. Welke gegevens verzamelen en verwerken wij:

Indien u een bestaande klant bent, dan versturen wij u onze elektronische nieuwsbrieven omdat deze advies en informatie geven over onze producten en diensten. Wij baseren ons daarvoor op ons gerechtvaardigd belang.

U kan inschrijven op onze elektronische nieuwsbrief. In dat geval vragen wij u om de volgende gegevens:

• uw voornaam
• uw naam
• uw e-mailadres

Als u zich inschrijft voor onze elektronische nieuwsbrieven verzamelen we ook de volgende informatie: datum ontvangst nieuwsbrief, datum opening nieuwsbrief, informatie over de aflevering van de nieuwsbrief (bv. e-mail niet afgeleverd omwille van onbestaand e-mailadres, spam block, volle mailbox, onbereikbare mailserver,...), links waarop u geklikt heeft.

U kan er voor kiezen om enkel de elektronische nieuwsbrieven te ontvangen, zonder een account aan te maken.

3.3.2. Met welk doel verwerken wij uw gegevens:

Wij verwerken uw e-mailadres en uw klikgedrag om gepersonaliseerde nieuwsbrieven te versturen die specifiek afgestemd zijn op uw interesses, en voor direct marketing doeleinden, dit op basis van uw toestemming. Daarnaast verwerken we uw klikgedrag op basis van ons gerechtvaardigd belang om de doeltreffendheid en het bereik van onze nieuwsbrieven te analyseren.

3.3.3. Bewaartermijn:

Indien u onze nieuwsbrieven niet meer wil ontvangen dan kan u zich te allen tijde uitschrijven via de uitschrijfknop onderaan de nieuwsbrief.

3.4. Klantenkaart

U kan een klantenkaart aanmaken in de winkel.

Daarmee kan u punten sparen die resulteren in aankoopbons, of aanbiedingen of kortingen ontvangen die aansluiten bij uw eerdere aankopen en interesses, zoals bv. extra kortingen of extra punten op producten die u geregeld aankoopt of op producten waarvan we denken dat ze u zullen bevallen omdat u in het verleden reeds gelijkaardige producten hebt aangekocht bij Oh’Green.

3.4.1. Welke gegevens verzamelen en verwerken wij:

Bij de aanmaakt van uw klantenkaart lezen wij uw eID uit vragen wij u om ons de volgende persoonsgegevens:

• ID kaartnummer: als uniek identificatienummer
• voornaam
• naam
• adres: straat, nummer, postcode en gemeente, land
• taal
• geslacht
• geboortedatum
• de winkel waar uw klantenkaart geregistreerd werd

Daarnaast vragen we u ook optioneel nog:

• e-mailadres
• tel

Deze gegevens zijn nodig voor het leveren van de verschillende voordelen verbonden aan onze klantenkaart.

Bij afgifte van uw klantenkaart aan de kassa worden uw punten automatisch geregistreerd en afgedrukt op het kassaticket. Als uw e-mailadres bij ons bekend is, zal u ook een e-ticket van ons ontvangen met exact dezelfde gegevens als op het papieren ticket. Op datzelfde moment verzamelen we uw aankoopgegevens. Uw aankoopgegevens zijn de aangekochte artikelen en de bijhorende bedragen, het moment van aankoop, de winkel van aankoop en uw klantenkaartnummer.

3.4.2. Met welk doel verwerken wij uw gegevens:

1. We verzamelen deze gegevens om uw punten te berekenen, kortingen te kunnen geven, en in het algemeen alle voordelen en functionaliteiten verbonden aan de klantenkaart te kunnen verstrekken.
2. Op basis van uw interesses, aankoopgegevens en klikgedrag in onze nieuwsbrieven sturen wij u elektronische nieuwsbrieven met aanbiedingen, tips, acties en informatie die specifiek op uw interesses afgestemd zijn. Voor het versturen van deze nieuwsbrieven gaan we na welke producten u regelmatig aankoopt. U kan zich op elk moment uitschrijven voor onze nieuwsbrieven. Daarnaast verwerken we uw klikgedrag in de nieuwsbrieven, op basis van ons gerechtvaardigd belang, ook om de algemene doeltreffendheid en het bereik van de nieuwsbrieven te analyseren.
3. We gebruiken uw naam en adresgegevens om u per post regelmatig op de hoogte te houden van uw puntensaldo en om u persoonlijke aanbiedingen te sturen.
4. Verder is het ook mogelijk dat we u na aankoop van bepaalde producten, per e-mail contacteren voor een tevredenheidsonderzoek. Indien u geen emails meer wenst te krijgen in het kader van het tevredenheidsonderzoek kan u zich eenvoudig uitschrijven via de uitschrijflink onderaan de e-mail. We gebruiken de gegevens die we verwerken in het kader van de tevredenheidsonderzoeken enkel om onze producten, winkels en diensten te verbeteren. Het is mogelijk dat we persoonlijk met u contact opnemen naar aanleiding van de door u gegeven scores en antwoorden.
5. We verzamelen uw aankoopgegevens om daar statistische analyses op te doen om trends in de markt vast te stellen en om het assortiment aan te passen op onze klanten.

Het toesturen van persoonlijke nieuwsbrieven en aanbiedingen op basis van uw aankoopgegevens en interesses baseren we op de toestemming die u ons daarvoor gaf bij de registratie van uw klantenkaart of via de website.

De persoonlijke aanbiedingen die u ontvangt per post, zijn gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om bestaande klanten op de hoogte te houden van (promoties op) eigen producten en diensten. Ook het uitvoeren van de statistische analyses op de aankoopgegevens en het voeren van tevredenheidsonderzoeken doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze bedrijfsvoering te verbeteren.

3.4.3. Bewaartermijn

Indien u gedurende 5 jaar geen aankopen gedaan heeft met uw klantenkaart, dan wordt deze gedeactiveerd en wissen we de persoonsgegevens die u bij de registratie doorgegeven heeft. U kan de klantenkaart dan niet meer gebruiken.

De gegevens die wij verzamelden bij uw deelname aan tevredenheidsonderzoeken worden gedurende 5 jaar bewaard.

3.4.4. Gegevens van de klantenkaart wijzigen

U kan ons ook per email (privacy@ohgreen.be) vragen om inzage te krijgen in uw gegevens, aanpassingen te laten doorvoeren, of gegevens te laten wissen. Behoudens indien we deze gegevens nog nodig hebben voor het leveren van andere diensten waaraan u nog deelneemt, of omdat we de gegevens om wettelijke redenen nog dienen te bewaren (bv. facturen van aankopen die u bij ons heeft gedaan).

3.5. Klantendienst

Indien u onze klantendienst contacteert is het mogelijk dat deze uw persoonsgegevens opvraagt om uw vraag te kunnen behandelen en naar u te kunnen terugkoppelen. Afhankelijk van het door u gekozen communicatiekanaal (email, onze social mediakanalen, telefonisch) kan het zijn dat er persoonsgegevens automatisch worden gegenereerd.

3.5.1. Welke gegevens verzamelen en verwerken wij:

De gegevens die kunnen verzameld worden zijn:

• uw voornaam
• uw naam
• uw adres
• uw e-mailadres
• uw telefoonnummer
• het nummer van uw klantenkaart

3.5.2. Met welk doel verwerken wij uw gegevens:

Deze gegevens worden verzameld om uw vragen, opmerkingen of klachten correct te kunnen beantwoorden, om scores op de kantenservice op te volgen en om onze medewerkers op te volgen en op te leiden. Het is mogelijk dat wij uw vraag of opmerking overnemen in onze rubriek ‘veelgestelde vragen’, om onze dienstverlening te optimaliseren. Als dat gebeurt, dan wordt uw vraag of opmerking anoniem gemaakt.

Enkel onze medewerkers die de opdracht hebben om uw vraag, opmerking of klacht behandelen hebben toegang tot de gegevens.

De gegevens die we verkrijgen via het automatisch rapport gebruiken we om uw vragen beter te begrijpen en sneller te kunnen beantwoorden, om scores op de klantenservice op te volgen en om onze medewerkers op te volgen en op te leiden.

3.5.3. Bewaartermijn

We zorgen ervoor dat uw gegevens die i.v.m. uw vraag werden verzameld en de e-mail wij van u ontvingen, verwijderd worden vijf jaar na het afhandelen van de vraag uit de mailboxen van de klantenservice, tenzij de aard van de vraag of een klacht ons noodzaakt om deze langer te bewaren. Mails waarin u ons een kopie van uw identiteitskaart stuurt (bijvoorbeeld in het kader van de uitoefening van uw privacyrechten) wissen we meteen zodra uw verzoek afgehandeld is.

3.6. Wedstrijden of andere promotionele acties

Indien u voor de deelname aan wedstrijden of promoties een deelnemingsformulier dient in te vullen, dan kan het zijn dat wij daarvoor persoonsgegevens van u nodig hebben.

Hieronder leest u wat wij in het algemeen doen met deze persoonsgegevens. Indien voor een welbepaalde actie of wedstrijd andere gegevens verzameld zouden worden, dan kan u in de algemene voorwaarden van de wedstrijd of actie in kwestie lezen hoe deze worden verzameld en verwerkt.

3.6.1. Welke gegevens verzamelen en verwerken wij:

Op het deelnemingsformulier vragen we u standaard om de volgende gegevens in te vullen:

• voornaam
• uw naam
• uw adres
• uw e-mailadres

3.6.2. Met welk doel verwerken wij uw gegevens:

1. We gebruiken uw gegevens voor de registratie en de bevestiging van uw deelname, om na te gaan of u aan de voorwaarden van de wedstrijd of actie voldoet en om u over de uitslag te informeren. Deze gegevensverwerking vindt plaats op grond van de toestemming die u ons geeft door op het inschrijfformulier aan te kruisen dat u akkoord gaat met de algemene voorwaarden.
2. We kunnen uw gegevens ook gebruiken om op onze winnaarspagina op deze website en op onze social media kanalen te plaatsen. Hier vermelden we dan bijvoorbeeld uw naam en uw woonplaats.

3.6.3. Bewaartermijn

De bewaartermijn van deze gegevens is 5 jaar.

3.7. Boekhouding en facturatie

3.7.1. Welke gegevens verzamelen en verwerken wij:

Indien u ons vraagt om een factuur of een offerte, of indien u een bestelling plaatst, dan vragen wij u om ons de volgende gegevens mee te delen:

• voornaam
• naam of bedrijfsnaam
• e-mailadres
• adres
• telefoonnummer
• BTW nummer
• bankrekeningnummer

3.7.2. Met welk doel verwerken wij uw gegevens:

Wij verwerken deze gegevens om u de offerte, de bestelling of het factuur te kunnen bezorgen. De verwerking van deze gegevens is toegestaan omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of de potentiële overeenkomst.

3.7.3. Bewaartermijn:

De factuur en de bijbehorende gegevens bewaren we zeven jaar. Wij zijn wettelijk verplicht dit zo lang bij te houden.

3.8. Camerabewaking

3.8.1. Welke gegevens verzamelen en verwerken wij:

Ter bescherming van ons cliënteel, ons personeel en onze eigendommen zijn er bewakingscamera’s geplaatst in en rond onze winkels en op onze parking.

Overeenkomstig de Camerawet van 21 maart 2007 wordt u door middel van een pictogram op de aanwezigheid van de bewakingscamera’s gewezen bij het betreden van de winkels. De camera’s zijn zichtbaar in onze winkels.

3.8.2. Met welk doel verwerken wij uw gegevens:

De camerabeelden worden gebruikt met als doel:

• het voorkomen, vaststellen en opsporen van misdrijven
• het voorkomen, vaststellen en opsporen van overlast

3.8.3. Bewaartermijn:

De camerabeelden worden gedurende 1 maand bewaard, tenzij ze een bijdrage kunnen leveren tot het bewijzen van een misdrijf, van schade of van overlast, of tot het identificeren van een dader, een verstoorder van de openbare orde, een getuige of een slachtoffer, in welk geval ze langer bewaard kunnen worden. Ze worden enkel bekeken in functie van bovenvermeld doel.

3.9. Social media

We zijn aanwezig op verschillende social media platforms waaronder Facebook, Instagram, en Pinterest.

3.9.1. Welke gegevens verzamelen en verwerken wij:

Wanneer u ons via deze kanalen contacteert dan is het mogelijk dat wij van u gegevens ontvangen. Als u bijvoorbeeld commentaar plaatst, of wanneer u foto’s of video’s uploadt, een privé bericht verzendt of onze pagina volgt of liket,... kunnen wij -afhankelijk van uw instellingen- uw (gebruikers)naam, foto, woonplaats, e-mailadres, berichten,... te zien krijgen.

3.9.2. Met welk doel verwerken wij uw gegevens:

Indien u ons een vraag stelt via social media platforms gebruiken we deze gegevens om uw vraag te beantwoorden (punt 3.5.).

Verder kunnen we deze gegevens ook gebruiken om inzicht te krijgen in de interesses van onze doelgroep en de mensen die ons contacteren, en in de reputatie van ons bedrijf en onze merken, alsook om social media posts en campagnes te plaatsen en de effectiviteit daarvan te analyseren.

Op het gebruik van de social media platforms zijn de privacyverklaringen van de betreffende platforms van toepassing.

3.9.3. Het delen van pagina’s op onze website

Op onze website zijn klickbuttons opgenomen om pagina’s van onze website te kunnen delen op social media (Facebook, Instagram, Pinterest).

Het delen van berichten op deze social media kanalen wordt mogelijk gemaakt door een cookie dat door deze kanalen zelf geplaatst wprdt. Aan de hand van deze cookies wordt informatie verzameld. Wijzelf verkrijgen en gebruiken deze informatie niet. Lees de privacyverklaringen van de social media platformen om te weten wat zij met deze informatie doen.

3.9.4. Cookiegebruik

Onze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie vindt u daarover in onze uitgebreide cookie verklaring.

3.9.5. Verkoop aan of delen met derde partijen

We verkopen in geen geval uw gegevens door aan derden.

Voor de uitvoering van onze dienstverlening kunnen wij uw gegevens wel delen met derden (zoals bv. datacenters en softwarebeheerders). Als deze derden bij het uitvoeren van onze diensten en bedrijfsactiviteiten uw gegevens verwerken, doen zij dit in hoedanigheid van verwerker. Om uw privacy te beschermen hebben wij met deze partijen overeenkomst gesloten waardoor zij uw gegevens uitsluitend mogen gebruiken voor het uitvoeren van onze diensten en activiteiten.

Verder kunnen wij (enkel mits uw toestemming) bepaalde gegevens van u doorgeven aan leveranciers. Indien wij hiervoor uw toestemming vragen dan verstrekken wij u steeds de nodige informatie zodat u o.a. weet welke gegevens we vragen om te mogen doorgeven en wat de leverancier met deze gegevens zal doen. Deze leveranciers zijn op hun beurt dan mee verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens en zij moeten op hun beurt hun wettelijke verplichtingen nakomen. Wij verstrekken enkel die gegevens die strikt noodzakelijk zijn.

Artikel 4 – Over de manier waarop wij uw persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen uw privacy en het door u aan ons verstrekte vertrouwen ernstig.

Daarom ondernemen wij alle nodige stappen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te garanderen.

Om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd tegen onder meer ongeoorloofde toegang, onrechtmatig gebruik, verlies of ongeoorloofde wijzigingen maken wij gebruik van verschillende beveiligingstechnieken en -procedures. Zo slaan we de door u verstrekte persoonsgegevens op in databases, informatiesystemen en servers die enkel toegankelijk zijn voor bevoegd personeel of contractanten die deze gegevens moeten kennen om ze voor ons te verwerken. Bovendien is ons personeel op de hoogte gebracht van deze privacyverklaring en van alle toepasselijke interne richtlijnen die werden uitgevaardigd voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Zij zijn bovendien verplicht de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

Artikel 5 - Welke rechten u heeft en hoe u ze kan uitoefenen

U kan op eenvoudig verzoek uw persoonsgegevens inzien, wijzigen, overdragen of wissen. U kan ook de verwerking van uw gegevens beperken of stopzetten, mits dit de uitvoering van een met u aangegane overeenkomst of de wettelijke verplichtingen die daar voor ons uit voortvloeien, niet belet.

Uw aanvraag daarvoor stuurt u naar onze verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens (zie artikel 2), samen met een kopie van uw identiteitskaart (voor en achterzijde) voor identificatiedoeleinden.

Wij beantwoorden uw verzoek binnen de maand vanaf het ogenblik dat wij alle informatie hebben om aan uw verzoek te voldoen.

Indien u van mening bent dat we uw verzoek niet correct afgehandeld hebben, neem dan contact op met ons, zodat we samen een oplossing kunnen zoeken. Als dit niet het gewenste resultaat oplevert, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. Voor Belgische klanten is dit de Belgische Autoriteit voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer. De contactgegevens vindt u op de website van deze dienst (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Artikel 6 - Wijzigingen in deze verklaring

Als we wijzigingen aanbrengen in de privacyverklaring, wordt de gewijzigde verklaring hier gepubliceerd met bovenaan de vermelding van de herzieningsdatum.